Vardagens verksamhet är basen för den arbetsbelastning som organisationen har och den riktning som verksamheten drivs mot. Förutom att driva den vardagliga verksamheten kan/måste organisationen ta ställning till olika utvecklingsprojekt, som kan ha sitt ursprung från många olika håll, exempelvis:
- Olika möjligheter och problem synliggörs och kommer till ytan genom att vardagens verksamhet genomförs och analyseras.
- Enskilda medarbetare och befattningshavare får idéer.
- Ledningen vill ta initiativ.
- Yttre krafter skapar behov av förändring.
- Tekniska system blir omoderna och nya tekniska lösningar synliggör behov.
- Politiska beslut skapar ny verklighet.
Såväl verksamhet som projekt har i de flesta professionella organisationer en funktionell form och ett i det stora hela gott verkställande. Oftast genomförs projekten på i stort sett rätt sätt. Men frågan man kan ställa sig är: gör man rätt projekt?
Inte sällan tycker jag mig se en tendens till att det strategiska övervägandet, får ge vika för den snabba pragmatismen, och att organisationer överbelastas av att man ”plockar upp saker på vägen”.
I korthet: man saknar en fungerande portföljstyrning.
I större kommersiella företag tycker jag ofta förståelsen för fungerande portföljstyrning finns, och många gånger också strukturer och metodik som omvandlar denna förståelse till konkret nytta. Kan ibland dock förvånas över bristen på denna förståelse, och avsaknaden av genomtänkt strategisk verksamhetsstyrning hos många medelstora företag (i spannet strax runt och över 150-350 anställda) som jag har mött.
De senaste femton åren har jag haft förmånen att få insyn i rätt många projekt i offentlig förvaltning (kommunal verksamhet, regionala samverkansorgan, statliga myndigheter, mm) och där vill jag påstå att behovet av portföljstyrning på ett sätt är större. Komplexiteten som skapas genom många intressenter och olika målområden (gm politik, lagar, förvaltning, medborgare, näringsliv, mm) ställer krav på en strategisk styrning som idag många gånger famlar efter sin form eller saknas. I bästa fall leder detta endast till: splittrad verksamhet, ineffektivitet och otydlig måluppfyllelse. I sämsta fall till kollaps.
Portföljstyrningen kan säkra att:
- Man har en karta över vilka strategiska initiativ och utvecklingsprojekt som man själv driver och ska driva för att långsiktigt förverkliga visioner och mål, i linje med de valda strategierna.
- Det finns en tydlighet i hur olika initiativ och projekt hänger ihop och ömsesidigt förstärker den strategiska inriktningen för verksamheten.
- Projekt som kommer genom yttre initiativ eller omvärldstryck, sätts in i ett strategiskt sammanhang.
- Man har en tydlig bild av hur och på vilket sätt olika projekt belastar organisationen resursmässigt, och vilket utrymme som finns för ytterligare belastning.
/Pär Westring
Senaste kommentarer