Under uppstart av projekt har jag som projektledare flera gånger varit med om att upphandla utrustning, tjänster eller hela delprojekt. I de här upphandlingslägena har jag letat på internet efter stöd i upphandlingssituationer, men vanligen landar man då i artiklar som är väldigt inriktade på offentlig sektor och offentliga upphandlingar. Se exempelvis IDG som har en hel site kallad ”Upphandling24”. Man kan lätt drabbas av starka känslor av tristess när man klickar på en sån länk.
Inom näringslivet så är inte upphandlingar lika strikta. Man kan exempelvis välja en leverantör enbart på grund av tidigare goda erfarenheter av deras prestation. Då bekymrar man sig inte så mycket om exempelvis pris eller övriga villkor som kunde skilja sig åt mellan leverantörer. När man kommer till större inköp eller hela delprojekt så kan det ändå vara en god idé att genomföra en mer formell upphandling.
I större internationella koncerner slänger man sig då med ett antal begrepp som kan vara bra att känna till: RFI, RFP, RFQ är några vanliga förkortningar.
- RFI, Request for information: Det här är när man går ut med en rätt allmän förfrågan för att ta reda på vilka leverantörer som kan tänkas vara intressanta att få anbud ifrån. I samband med förfrågan så kan man passa på att avkräva leverantören ett påskrivet sekretessavtal för att få ta del av underlaget för den upphandling som komma skall. Man behöver inte fundera så länge innan man förstår varför det kan vara vettigt med sekretess – underlaget för större upphandlingar är inte något man är särskilt bekväm med att konkurrenter tar del av.
- RFP, Request for proposal: Det här är en anbudsförfrågan med en detaljerad beskrivning av det behov som föreligger, men inte helt uppstyrd vad gäller de lösningar man förväntar sig. Fördelen med att inte beskriva i detalj hur lösningen ska se ut är att olika leverantörer kan dra nytta av olika erfarenheter och standardlösningar de har i sin portfölj när de svarar. Nackdelen är förstås den samma: olika leverantörer svarar på olika sätt och bedömningen av vilken lösning som är bättre eller ens likvärdig blir svår.
- RFQ, Request for quote: Det här är en förfrågan där man beskriver sin situation och vilken lösning man vill ha. Det enda man ber leverantören om är pris och övriga villkor (men även villkoren brukar man försöka styra).
Jag har inom IT-området faktiskt inte stött på formella upphandlingsprocesser där man gått ut med en ren prisförfrågan, dvs en RFQ. Det har oftast handlat om RFI följt av RFQ. Men hur gör man för att bedöma skilda anbud? Det är inte helt lätt.
Jag tycker att man bör ha en grupp som gör bedömningen, en grupp sammansatt av olika parter. Det kan vara framtida slutanvändare, sponsor, teknisk expert, projektledare, mm. Viktigt är att den inte är alltför ensidigt sammansatt. Jag skulle nog säga att alla gånger jag deltagit i sådana bedömningar så har vi först, som steg ett, gjort en grov bedömning av svaret som inkommit jämfört med den förfrågan som skickades ut. Vissa svar är standardsvar som avviker så mycket från förfrågan att man kan sortera bort dem som irrelevanta.
Sedan görs bedömningen, en punkt som alltid bedöms är pris. Pris per timma, produkt eller pris per projektsteg. Ibland blir det riktigt svårt, t.ex. när en leverantör kräver licenser på en tidigare utvecklad lösning, har väldigt stor skillnad på timtaxa för olika roller (svensk projektledare, indisk utvecklare), bara kan garantera fast pris för en viss delleverans, osv.
En annan sak som alltid bedöms är lösningen. Om man inte alls tror på en föreslagen lösning så måste den väljas bort, den kan t.ex. gå på tvärs med en teknisk arkitektur man försökt etablera.
Tidigare erfarenhet av en leverantör bör absolut vägas in, den som gång på gång levererat på ett framgångsrikt sätt bör ha pluspoäng. I offentliga upphandlingar kan man kanske inte göra så, det är åtminstone inte något som brukar stå i underlaget över hur bedömningar görs. Däremot kan man förstås fundera på om det finns med i bedömningen ändå, för framgångsrika leverantörer brukar få förnyat förtroende.
Slutligen bör avtalsvillkor bedömas. Ofta är det en förhandlingsfråga, men med vissa stora leverantörer så har man inte så stor möjlighet att påverka deras avtalsvillkor. Troligen bör man då koncentrera sig på att ändra de villkor man inte kan gå med på, exempelvis att skriva om klausulen om att eventuella framtida tvister ska lösas i Kalifornisk domstol. Det här får man överlåta till en professionell inköpare eller avtalsexpert.
När alla i urvalsgruppen sagt sitt så brukar en slutförhandlare ta över och få avtalet klart. Personligen tror jag man tjänar mest på att få till en win-win förhandling med sin leverantör. Att ta in en avtalsförhandlare som med diverse oväntade textfinter och avtalsabrovinker lyckas uppnå ett tydligt övertag eller en prisnivå som är svår för leverantören att leva med kan ge friktion under hela projektet.
”Det räcker inte med att lyckas. Andra måste misslyckas.”
– Gore Vidal
Det finns för övrigt ett tänkvärt citat från Gore Vidal som sammanfattar hur avtalsupplägget inte bör konstrueras, jag infogade det här ovanför som en lite underhållande belöning för den som orkade läsa så här långt.
Senaste kommentarer