Jag jobbar ofta med projektgranskningar, projektreviewer eller vad vi nu vill kalla det. Nästan alltid kallas vi in för att en beställare, projektkontorschef eller liknande är orolig för hur det egentligen står till med ett projekt och vill ha en oberoende bedömning. Ibland är det en bredare ansats – för ett par veckor sedan talade jag med en person som ansvarar för en projektportfölj på ett av våra största företag, och som undrade varför en så stor del av projekten stötte på problem.
Det man oftast vill ha gjort i ett sådant läge är att granska problemprojekten för att se vad som har gått fel så att man kan rätta till det. Och det är naturligtvis bra.
Men jag tror att man riskerar att bara lösa problemet för stunden. Och hur mycket lär man sig, som organisation, för framtiden?
I stället undrar jag varför vi inte – naturligtvis efter varje projekts egenskaper och förutsättningar – granskar ALLA projekt? Och borde man inte speciellt noga granska de projekt som går BRA, så man kan lära sig av dem?
Så här tycker jag att man skulle kunna göra:
- Bestäm att ALLA projekt över en viss storlek ska granskas – lämpligen av någon från projektkontoret (om man har ett sådant) i team med en annan erfaren projektledare (här kan man väl turas om så att alla PL både granskar och granskas någon gång). Invändningen att det blir för dyrt är bara nys – man får många projektgranskningar för de pengar man sparar in på bara ett misslyckat projekt!
- Bestäm NÄR projekten ska granskas. En tumregel kan vara efter en femtedel av genomförandefasen (jobbar man agilt kan man säga efter en femtedel av sprintarna). Redan då är de flesta projekts ”öde” bestämt… Större projekt bör naturligtvis granskas mer än en gång.
- Följ en fast struktur – men inte slaviskt. Situationsanpassa – ibland behöver man titta på sådant som inte finns i mallen, ibland är inte allt i mallen nödvändigt att titta på.
- Använd resultatvärdesmetoden (EVM) för prognostisering.
- Analysera inte bara problemorsakerna utan även framgångsorsakerna!
- Presentera granskningsresultatet inte bara för de som är omedelbart berörda av just det granskade projektet; utan även i kompetensforum, ledningsgrupper (så man når beställarna) etc.
- Uppdatera projektstyrningsmodellen (t ex checklistor inför projektinitiering och beslutspunkter) med både positiva och negativa erfarenheter.
- Gör det hela till något positivt! Granskning ger underlag för lärande, och lärande är det roligaste som finns!
Vad tycker ni? Vad är era erfarenheter?
Senaste kommentarer