I det här blogginlägget tänker jag bli riktigt tråkig. Jag ska skriva om disciplin, effektivitet, kostnader och såna saker som underhåller väldigt få människor. OK, det finns kanske några som gillar det här på ekonomiavdelningen men inte bland oss vanliga människor. Men allt kommer att röra det känsliga ämnet ”möten”.
Det bästa jag vet är kontinuitet. Eller, det kanske finns saker som är bättre, som resor till Italien och lottovinster men om vi håller oss till projekt så upplever jag att kontinuitet är bäst. Om vi exempelvis bestämmer oss för att alltid stämma av frågor i projektet vid en viss tid varje dag (eller varannan eller var tredje, beroende på hur intensivt vårt projekt är) så skapar vi en självklarhet i gruppens arbete. Alla vet vad som skall inträffa och alla är klara över förväntningarna inför en viss tidpunkt.
Många projektledare tycker att det blir alldeles för mycket möten om man gör på det här sättet och säger istället ”vi bestämmer möten när det behövs”. Problemet med ”när det behövs” är två saker: När vi upptäcker behovet av möte är det ofta för att vi behöver något direkt. För varje timma eller dag som går innan vi får till vårt möte tappar vi effektivitet och drar på oss kostnader. Ett annat problem är människans natur. Alla är inte lika disciplinerade eller använder verktyg som ger dem påminnelser. Chefen Evas kommentar som skulle kunna vara:
”Vi ses på tisdag.” (© Projektlögn # 2, Projectplace.se)
…kan tyvärr göra henne till en lögnare. Inte för att det var någon ond avsikt utan för att minnet svek henne. Det är med kontinuitet som med skor – eftersom rutiner blir till självklarheter är det väldigt sällan människor kommer barfota till jobbet.
Nu lite om mina fördomar: jag är övertygad om att chefer och beställare har en svartvit syn på mötestider. Om möten tar för lång tid är de inproduktiva, om de kan kortas ned sparar vi pengar. Om våra åtta projektmedlemmar lägger två timmar istället för fyra timmar på att mötas så har vi sparat (och ibland uttrycks det även som ”tjänat”) sexton timmar. Jag var en gång med om att riskanalysen kortades ned från fyra till en timma för vårt projekt (bestående av trettio personer) eftersom ”det kostar för mycket”. På många arbetsplatser slåss man för att få tid till erfarenhetsmöten. Men ofta motarbetas det eftersom ”vi inte har tid med det”. När det är enkelt att räkna på kostnader i arbetstid är det lätt att kritisera möten. Samtidigt vet vi alla att vi löser problem och minskar missförstånd genom att träffas i möten. Det är inte lika lätt att räkna på kostnader på grund av att vi inte haft tillräckligt med möten.
Finns det någon lösning då? I kombination med kontinuitet är det viktigt att vi har disciplin nog att förbereda mötet och att under mötet säga ”nu räcker det” (alternativt ”idag behövs inte mötet”). Om vi bestämmer fasta tidpunkter så blir det sällan problem med att människor glömmer bort eller dubbelbokar sig. Det är dessutom betydligt enklare att ställa in än att sammankalla möten.
Om vi som mötesledare dessutom är disciplinerade nog att säga: ”Vi har avsatt en timma men nu har vi gått igenom de punkter jag har förberett så tack för idag!” så slipper människor känna att möten är slöseri med tid. Och plötsligt blir såväl projektmedlemmar som chefer och ekonomer glada och nöjda. Visst är det härligt med kontinuitet och disciplin ändå.
Tomas Gustavsson
Senaste kommentarer